METODOLOGIA DE IMPLANTACIÓN DE UN S.G. DOCUMENTAL

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Anonymous

Guest
\"Un experto es una persona que ha cometido todos los
errores posibles en un determinado terreno\"
Niels Bohr
Hola a tod@s
Soy Roberto, nuevo en Campo de la Gestión Documental, tenemos implantar un
sistema de gestión documental
en la universidad.
Me gustaria escuchar el consejo de alguno de ustedes que tenga experiencia en la
implantación de un S.G.Documental
, sobre:
-Que medologia seguir
-Que fases son mas relevanes y aspectos a tener encuenta.
Por otro lado, estoy buscado desesperadamente información sobre
metodologias a seguir en la implantación de un S.G.Documental. Si alguien pudiera ayudarme se lo
agraceria muchisimo.
Un saludo de antemano a tod@s.
PD: Las etapas que tenemos pensado seguir es:
1) Analisis previo de necesidades y elección del software a emplear.
2) Analisis detallado de los flujos de información y procesos.
3) Redefinición de los procesos (Reingenieria de procesos)
4) Diseño de las aplicaciones
5) Implantar los nuevos metodos entre el personal
 
A

Anonymous

Guest
Querido amigo:
Soy Sara, documentalista licenciada. En estos momentos estoy implantando un sistema de gestión documental en una gran empresa
multinacional e internacional española.
Te diré que se me hace difícil resumirte en tan poco tiempo y espacio lo que significa implantar un SGD, pero te aconsejaré:
lo primero que debeis hacer es realizar o que os realicen una consultoría/auditoría sobre la documentación que moveis,
gestionais, tramitais, recibiis, etc, etc, tanto interna como externa. En paralelo, se han de estudiar todas las necesidades
de la empresa, ya que ni mucho menos el software de GD se adaptará a vuestras rutinas y costumbres a la primera de cambio.
Obviamente, según el tamaño, actividad y funciones de la empresa, la consultoría inicial será más o menos costosa (tanto de
tiempo como de recursos económicos).
Como documentalista (o gestora documental) y través de las prácticas que estoy llevando a cabo, es vital realizar una
clasificación de la documentación corporativa (elaboración de un cuadro de la documentacion), elaborar el manual de archivo,
el manual de conservación y expurgo y el plan de formación. El último paso, que NO menos importante, es elaborar el pliego de
condiciones informáticas, que te llevará a elegir a conciencia el programa de gestión documental que mejor se os ajuste.
Esta es mi opinión, NO sólo académicamente (5 años a la espalda sobre la gestión de documentos, de expedientes, de archivos,
de contenidos empresariales, de información, etc)...sino como consultora en proyectos e implantación de SGDs.
Espero haberte servido de ayuda.
Si quieres ponerte en contacto conmigo para comentar esto u otras cuestiones, NO lo dudes.
Sara Jiménez, DIK Manager.
A-9document.
637-52-66-53.
 
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